Hướng Dẫn Cách Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất Chi Tiết 2026

Tháng 3 2, 2026

13 Views 0

SaveSavedRemoved 0

Huong Dan Cach Khai Bao Hai Quan Hang Xuat Chi Tiet 2026

Trong hoạt động xuất khẩu, khâu làm thủ tục hải quan đóng vai trò “chốt chặn” quan trọng. Một sai sót nhỏ trong việc truyền dữ liệu có thể dẫn đến rớt tàu, phát sinh chi phí lưu kho bãi (dem/det) khổng lồ. Bài viết này vestal shipping sẽ cách khai báo hải quan hàng xuất theo quy trình điện tử vnaccs/vcis mới nhất năm 2026, giúp doanh nghiệp tự tin triển khai lô hàng của mình.

Table of Contents

I. Chuẩn bị trước khi khai báo hải quan hàng xuất

Để quá trình khai báo diễn ra suôn sẻ, người khai cần tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gốc (shipping docs). Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn nhập liệu chính xác vào phần mềm.

Khai báo hải quan hàng xuất

1.1 bộ hồ sơ cần thiết

Hợp đồng ngoại thương (sales contract): căn cứ pháp lý cao nhất.
Hóa đơn thương mại (commercial invoice): thể hiện giá trị lô hàng.
Phiếu đóng gói (packing list): chi tiết về trọng lượng, số lượng, quy cách đóng gói.
Thỏa thuận lưu khoang (booking note): để lấy thông tin số tàu, số chuyến và cảng xếp hàng.

1.2 xác định điều kiện thương mại

Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra xem lô hàng của bạn xuất khẩu theo điều kiện nào. Nếu bạn xuất theo giá tại cảng đi, đừng quên xem lại bài viết fob là gì để xác định điểm chuyển giao rủi ro và các loại phí local charges mà bên xuất khẩu phải chịu tại đầu việt nam.

II. Quy trình 5 bước cách khai báo hải quan hàng xuất

Dưới đây là trình tự thực hiện khai báo trên hệ thống hải quan điện tử:

Bước 1: khai báo thông tin vận chuyển (dòng hàng)

Người khai dùng phần mềm (như ecus/vnaccs) để nhập các thông tin định danh lô hàng bao gồm: mã người xuất khẩu, người nhập khẩu, đại lý làm thủ tục, số vận đơn (nếu có), mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến.

Bước 2: truyền tờ khai thử (eda)

Sau khi nhập đầy đủ thông tin về số lượng, mã hs code, trị giá hóa đơn, bạn nhấn lệnh truyền thử (eda). Hệ thống sẽ trả về bản copy tờ khai để bạn kiểm tra lại các lỗi logic hoặc sai số thuế.

Bước 3: truyền tờ khai chính thức (edc)

Khi đã chắc chắn mọi thông tin đều chuẩn xác, bạn dùng chữ ký số (token) để truyền chính thức (edc). Hệ thống sẽ tiếp nhận và trả về số tờ khai chính thức.

Bước 4: nhận kết quả phân luồng

Hệ thống sẽ tự động phân luồng dựa trên mức độ rủi ro:

Luồng xanh: thông quan ngay trên hệ thống.
Luồng vàng: hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy/điện tử.
Luồng đỏ: hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa (khui kiểm).

Bước 5: thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai được chấp nhận thông quan, bạn tiến hành in mã vạch tờ khai và nộp cho cảng để tiến hành vào sổ tàu, hoàn tất quy trình xuất hàng.

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất

Để đảm bảo tỷ lệ luồng xanh cao và tránh các rủi ro pháp lý, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp của vestal shipping nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí.

III. Những lưu ý quan trọng đối với hàng hóa đặc thù

Cách khai báo hải quan hàng xuất sẽ có những yêu cầu riêng biệt đối với từng nhóm mặt hàng:

Hàng nông sản/thực phẩm: cần làm kiểm dịch thực vật (phytosanitary) trước khi truyền tờ khai.
Hàng hóa chất và dung môi: đây là nhóm hàng yêu cầu khai báo cực kỳ chi tiết về thành phần hóa học và mã cas. Sai sót trong việc mô tả hàng hóa chất có thể dẫn đến việc hàng bị dừng xuất khẩu ngay tại cảng.

Quý doanh nghiệp nên tham khảo kỹ hướng dẫn khai báo hóa chất để chuẩn bị đầy đủ msds và các chứng từ an toàn bay/biển cần thiết trước khi truyền tờ khai chính thức.

IV. Các lỗi thường gặp khiến tờ khai hàng xuất bị bác bỏ

Trong quá trình thực hiện cách khai báo hải quan hàng xuất, nhân viên chứng từ thường mắc các lỗi sau:

Sai mã loại hình: ví dụ xuất kinh doanh (b11) nhưng lại khai nhầm sang xuất trả (b13).
Trọng lượng không khớp: cân thực tế tại cảng lệch quá mức cho phép so với tờ khai (thường là trên 5% hoặc tùy theo quy định của từng chi cục).
Mô tả hàng hóa sơ sài: không đủ căn cứ để áp mã hs code, khiến hải quan yêu cầu đi giám định hoặc khai bổ sung hồ sơ.

V. Tại sao nên chọn vestal shipping hỗ trợ khai báo hàng xuất?

Vestal shipping không chỉ là đơn vị vận chuyển mà còn là “cánh tay nối dài” giúp doanh nghiệp xử lý mọi thủ tục hải quan phức tạp:

Đội ngũ hiện trường (ops) có mặt tại các cảng lớn như cát lái, hải phòng, đà nẵng.
Am hiểu sâu về các chính sách quản lý chuyên ngành, giúp hàng hóa thông quan “siêu tốc”.
Hỗ trợ doanh nghiệp làm các chứng nhận xuất xứ (c/o) để hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.

Hy vọng bài viết cách khai báo hải quan hàng xuất này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và hữu ích nhất. Chúc lô hàng của bạn thông quan thuận lợi!