Hàng gia công cho thương nhân nước ngoài là loại hình có nhiều nghĩa vụ hải quan nhất: thông báo cơ sở sản xuất, thông báo hợp đồng gia công, khai định mức thực tế, báo cáo quyết toán theo năm tài chính và xử lý nguyên liệu dư thừa, phế liệu khi hợp đồng kết thúc. Chỉ cần trễ một mốc là có thể bị phạt từ 2 đến 5 triệu đồng mỗi hành vi. Dịch vụ thủ tục hải quan hàng gia công của Vestal Shipping đi cùng doanh nghiệp từ lúc thông báo cơ sở sản xuất, nhập nguyên liệu, xuất sản phẩm cho đến khi quyết toán và thanh khoản hợp đồng.
Bài viết dành cho doanh nghiệp may mặc, da giày, điện tử, đồ gỗ… nhận gia công cho đối tác nước ngoài, và doanh nghiệp đặt gia công ở nước ngoài.
Tóm Tắt Nhanh
- Trước khi nhập nguyên liệu: thông báo cơ sở gia công (mẫu số 20) và thông báo hợp đồng, phụ lục hợp đồng gia công (mẫu số 21, 22) qua hệ thống hải quan.
- Nơi làm thủ tục: nhập nguyên liệu tại hải quan nơi có trụ sở chính, cơ sở sản xuất, chi nhánh hoặc cửa khẩu nhập; xuất sản phẩm tại cơ quan hải quan thuận tiện.
- Báo cáo quyết toán: chậm nhất ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, kèm định mức thực tế.
- Nộp trễ báo cáo quyết toán, thông báo định mức, xử lý nguyên liệu dư thừa trễ: phạt 2 – 5 triệu đồng mỗi hành vi (khoản 3 Điều 8 Nghị định 169/2026/NĐ-CP).
- Báo giá: theo số tờ khai, số hợp đồng gia công và khối lượng quyết toán — nhắn Zalo 0913 792 345.
I. Vestal Shipping Làm Gì Trong Dịch Vụ Hải Quan Hàng Gia Công
- Thông báo cơ sở sản xuất: chuẩn bị thông tin nhà xưởng, máy móc, nhân công, năng lực sản xuất; chuẩn bị hồ sơ khi hải quan kiểm tra cơ sở.
- Thông báo hợp đồng, phụ lục hợp đồng gia công và theo dõi số tiếp nhận để khai trên từng tờ khai.
- Khai tờ khai nhập nguyên liệu, vật tư, máy móc thuê mượn và tờ khai xuất sản phẩm gia công; kết hợp vận chuyển quốc tế, kéo container nội địa nếu cần.
- Hỗ trợ xây dựng định mức thực tế và báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu theo năm tài chính.
- Xử lý khi kết thúc hợp đồng: nguyên liệu dư thừa, phế liệu, phế phẩm, máy móc thuê mượn — chuyển sang hợp đồng khác, bán nội địa, tái xuất hoặc tiêu hủy theo đúng thủ tục.
- Gia công lại: thông báo cơ sở gia công lại, hợp đồng gia công lại cho hải quan.
II. Quy Định Hải Quan Cần Nắm Với Hàng Gia Công
Thủ tục hàng gia công theo Luật Hải quan (văn bản hợp nhất 2026) và Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/02/2026):
| Nghĩa vụ | Nội dung | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thông báo cơ sở gia công, sản xuất | Khai theo mẫu số 20 Phụ lục II qua hệ thống cho hải quan quản lý cơ sở sản xuất; hải quan xử lý trong 02 giờ làm việc. Hợp đồng có thuê, mượn máy móc mà chưa có máy: thông báo bổ sung trong 30 ngày kể từ khi nhập xong máy | Điều 56 TT 38 (sửa bởi TT 121); k1 Điều 60 Luật Hải quan |
| Thông báo hợp đồng, phụ lục hợp đồng gia công | Trước khi xuất, nhập nguyên liệu, máy móc cho hợp đồng; khai một lần, thông báo bổ sung khi có thay đổi. Số tiếp nhận khai ở ô giấy phép trên tờ khai | K2 Điều 56 TT 38 (sửa bởi TT 121) |
| Kiểm tra cơ sở sản xuất | Khi thuộc diện kiểm tra: quyết định gửi trong 03 ngày làm việc, kiểm tra trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận quyết định, thời gian kiểm tra không quá 05 ngày làm việc; kiểm tra nhà xưởng, máy móc, nhân lực, năng lực, nơi lưu giữ nguyên liệu | Điều 57 TT 38 (sửa bởi TT 121) |
| Địa điểm làm thủ tục | Nhập nguyên liệu: hải quan nơi có trụ sở chính, cơ sở sản xuất, chi nhánh hoặc cửa khẩu nhập. Xuất sản phẩm: hải quan thuận tiện | Điều 58 TT 38 (sửa bởi TT 121) |
| Sử dụng, lưu giữ nguyên liệu | Dùng đúng mục đích gia công; lưu giữ trong khu vực sản xuất, lưu ngoài phải được hải quan đồng ý; đổi mục đích sử dụng phải làm thủ tục | K2, k3 Điều 60 Luật Hải quan |
| Định mức thực tế | Lượng nguyên liệu thực tế dùng cho một đơn vị sản phẩm (mẫu số 27); lưu chứng từ xây dựng định mức, thông báo khi báo cáo quyết toán | Điều 55 TT 38 (sửa bởi TT 121) |
| Báo cáo quyết toán | Chậm nhất ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính (hoặc trước khi sáp nhập, chia tách, giải thể, chuyển nơi làm thủ tục); hoặc chọn kết nối dữ liệu quản trị sản xuất với hệ thống hải quan | Điều 60 TT 38 (sửa bởi TT 121) |
Phế liệu là vật liệu loại ra và thu hồi để làm nguyên liệu cho quá trình sản xuất khác; phế phẩm là thành phẩm, bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn, không còn giá trị sử dụng ban đầu; phế thải là chất thải theo pháp luật bảo vệ môi trường (khoản 2 Điều 55). Cách gọi đúng quyết định cách xử lý khi kết thúc hợp đồng.
📦 Cần tư vấn dịch vụ vận chuyển & hải quan? Liên hệ ngay:
III. Quy Trình Làm Việc Với Vestal
- Tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đầu tư, hợp đồng thuê nhà xưởng, danh sách máy móc, hợp đồng gia công với đối tác nước ngoài.
- Thông báo cơ sở sản xuất và hợp đồng gia công trên hệ thống; chuẩn bị hồ sơ nếu hải quan quyết định kiểm tra cơ sở.
- Nhập nguyên liệu: khai tờ khai, xử lý phân luồng, kiểm hóa; điều phối vận chuyển từ cảng về nhà máy.
- Xuất sản phẩm: khai tờ khai xuất, đóng hàng, giao hàng cho hãng tàu, hãng bay.
- Cuối năm tài chính: đối chiếu nhập – xuất – tồn, định mức thực tế; lập và nộp báo cáo quyết toán trước ngày thứ 90.
- Kết thúc hợp đồng: làm thủ tục xử lý nguyên liệu dư thừa, phế liệu, máy móc thuê mượn đúng thời hạn.
IV. Hồ Sơ Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký đầu tư; giấy tờ quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê nhà xưởng, kho.
- Hợp đồng gia công và các phụ lục (danh mục nguyên liệu, sản phẩm, định mức dự kiến, máy móc thuê mượn).
- Chứng từ máy móc: tờ khai nhập khẩu, hóa đơn mua trong nước hoặc hợp đồng thuê, mượn.
- Hồ sơ nhân lực: hợp đồng lao động, bảng lương hoặc chứng từ bảo hiểm xã hội.
- Sổ sách, phần mềm theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên liệu và thành phẩm.
V. Lỗi Hay Gặp Và Mức Phạt
| Lỗi | Mức phạt (tổ chức) | Căn cứ — NĐ 169/2026 |
|---|---|---|
| Nộp báo cáo quyết toán không đúng thời hạn | 2 – 5 triệu đồng | Điểm b k3 Điều 8 |
| Không xử lý đúng thời hạn nguyên liệu dư thừa, phế liệu, phế phẩm, máy móc thuê mượn, sản phẩm gia công khi hợp đồng kết thúc | 2 – 5 triệu đồng | Điểm d k3 Điều 8 |
| Thông báo thay đổi cơ sở gia công (mặt bằng, địa chỉ, quy mô, nơi lưu giữ…) không đúng thời hạn | 2 – 5 triệu đồng | Điểm đ k3 Điều 8 |
| Thông báo cơ sở gia công lại, hợp đồng gia công lại không đúng thời hạn | 2 – 5 triệu đồng | Điểm e k3 Điều 8 |
| Thông báo định mức thực tế không đúng thời hạn | 2 – 5 triệu đồng | Điểm h k3 Điều 8 |
| Lập báo cáo quyết toán không đúng với sổ sách, chứng từ kế toán, tờ khai | 1 – 2 triệu đồng (tự phát hiện, sửa ngoài thời hạn) hoặc 2 – 4 triệu đồng | Điểm b k1, điểm c k2 Điều 12 |
Cá nhân bị phạt bằng 1/2 mức của tổ chức. Nếu sai sót dẫn đến thiếu thuế (ví dụ bán nguyên liệu vào nội địa mà không khai), việc xử lý theo Điều 10 hoặc Điều 15 Nghị định 169/2026 và nặng hơn nhiều. Xem thêm kiểm tra sau thông quan — hàng gia công là nhóm thường được đối chiếu định mức, tồn kho.
VI. Chi Phí Dịch Vụ
Phí dịch vụ hải quan hàng gia công tính theo số tờ khai mỗi tháng, số hợp đồng gia công đang theo dõi và khối lượng báo cáo quyết toán cuối năm. Phí kiểm hóa, nâng hạ, lưu container thu theo biểu giá của cảng, kho bãi. Vestal gửi báo giá trọn gói sau khi xem hợp đồng gia công và kế hoạch xuất nhập trong năm.
VII. Câu Hỏi Thường Gặp
7.1. Gia công và sản xuất xuất khẩu khác nhau thế nào về thủ tục?
Gia công làm theo hợp đồng với thương nhân nước ngoài, nguyên liệu thường do bên đặt gia công cung cấp, phải thông báo hợp đồng gia công. Sản xuất xuất khẩu do doanh nghiệp tự mua nguyên liệu, tự bán sản phẩm. Cả hai đều phải thông báo cơ sở sản xuất, định mức và báo cáo quyết toán. Xem thủ tục hải quan doanh nghiệp chế xuất, sản xuất xuất khẩu.
7.2. Báo cáo quyết toán hàng gia công nộp khi nào?
Chậm nhất ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm tài chính, hoặc trước khi sáp nhập, chia tách, giải thể, chuyển nơi làm thủ tục nhập nguyên liệu (khoản 3 Điều 60 Thông tư 38/2015 sửa đổi).
7.3. Có bắt buộc kiểm tra cơ sở sản xuất không?
Không phải trường hợp nào cũng kiểm tra; hải quan quyết định theo các trường hợp tại khoản 1 Điều 39 Nghị định 08/2015 (sửa đổi) và phản hồi trên hệ thống khi tiếp nhận thông báo cơ sở sản xuất.
7.4. Nguyên liệu dư thừa sau hợp đồng xử lý ra sao?
Có thể chuyển sang hợp đồng gia công khác, bán vào nội địa (khai và nộp thuế), tái xuất trả bên đặt gia công hoặc tiêu hủy — làm thủ tục trong thời hạn quy định; chậm xử lý bị phạt 2 – 5 triệu đồng.
7.5. Doanh nghiệp đặt gia công ở nước ngoài có phải làm thủ tục không?
Có. Xuất nguyên liệu đi gia công và nhập sản phẩm về đều phải làm thủ tục và quyết toán nguyên liệu với hàng đặt gia công (Điều 67, Điều 69a Thông tư 38/2015 sửa đổi bởi Thông tư 121/2025).
VIII. Liên Hệ Vestal Shipping
Vestal Shipping làm thủ tục hải quan hàng gia công, sản xuất xuất khẩu tại TP.HCM và các tỉnh lân cận, kết hợp vận chuyển quốc tế và kéo container nội địa. Xem thêm dịch vụ khai báo hải quan trọn gói.
- Zalo / điện thoại: 0913 792 345 · 0919 060 101
- Email: amy.tho@vestalshipping.com.vn
- Văn phòng: 157 Đào Duy Anh, Phường 9, Phú Nhuận, TP.HCM
Cập nhật theo Luật Hải quan (văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH), Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, Thông tư 121/2025/TT-BTC và Nghị định 169/2026/NĐ-CP.
📦 Cần tư vấn dịch vụ vận chuyển & hải quan? Liên hệ ngay:
