Phí Chứng Từ (Document Fee) Trong Vận Tải Đường Biển | Giải Mã Chi Tiết

Phạm Quang Hải

Tháng 5 7, 2024 · 6 phút đọc

Phí chứng từ (Document Fee) là một khoản phí quan trọng trong vận tải đường biển, được thu bởi hãng tàu hoặc đại lý tàu để bù đắp chi phí cho các hoạt động liên quan đến việc phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L) và các chứng từ khác cho lô hàng.

Table of Contents

I. Phí chứng từ bao gồm những gì?

Phí chứng từ thường bao gồm các chi phí sau:

Chi phí in ấn và phát hành vận đơn: Bao gồm chi phí giấy tờ, mực in, nhân công in ấn và phát hành vận đơn.
Chi phí xử lý hồ sơ: Bao gồm chi phí kiểm tra hồ sơ, nhập dữ liệu, lưu trữ hồ sơ và các chi phí xử lý khác.
Chi phí thông báo cho người nhận hàng: Bao gồm chi phí liên lạc với người nhận hàng để thông báo về tình trạng lô hàng và các thông tin cần thiết khác.
Chi phí xử lý các yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin trên vận đơn: Bao gồm chi phí sửa đổi thông tin trên vận đơn, phát hành vận đơn mới và các chi phí liên quan khác.

II. Cách tính phí chứng từ – Document Fee trong vận tải biển

Mức phí chứng từ thường được tính dựa trên các yếu tố sau:

Loại vận đơn: Phí chứng từ cho vận đơn thẳng (Straight Bill of Lading) thường thấp hơn so với vận đơn theo lệnh (Order Bill of Lading).
Số lượng vận đơn: Doanh nghiệp sử dụng càng nhiều vận đơn thì mức phí chứng từ càng rẻ.
Kích thước và trọng lượng lô hàng: Lô hàng có kích thước và trọng lượng lớn thường có mức phí chứng từ cao hơn.
Hãng tàu và đại lý tàu: Mức phí chứng từ có thể khác nhau giữa các hãng tàu và đại lý tàu.

III. Ai chịu trách nhiệm thanh toán phí chứng từ (Document Fee) ?

Theo quy ước thông thường, người gửi hàng (shipper) sẽ chịu trách nhiệm thanh toán phí chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người nhận hàng (consignee) có thể được yêu cầu thanh toán phí này.

📦 Cần tư vấn dịch vụ vận chuyển & hải quan? Liên hệ ngay:

📞 0919 060 101 📞 0913 792 345

IV. Cách giảm thiểu phí chứng từ (Document Fee)

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp sau để giảm thiểu phí chứng từ:

Sử dụng vận đơn thẳng: Vận đơn thẳng thường có mức phí chứng từ thấp hơn so với vận đơn theo lệnh.
Gộp nhiều lô hàng vào một vận đơn: Việc gộp nhiều lô hàng vào một vận đơn sẽ giúp giảm số lượng vận đơn cần thiết, từ đó giảm thiểu phí chứng từ.
Sử dụng dịch vụ điện tử: Một số hãng tàu và đại lý tàu cung cấp dịch vụ phát hành vận đơn điện tử, giúp giảm thiểu chi phí in ấn và xử lý hồ sơ.
Thương lượng với hãng tàu hoặc đại lý tàu: Doanh nghiệp có thể thương lượng với hãng tàu hoặc đại lý tàu để có được mức phí chứng từ ưu đãi.

V. Các lưu ý khi thanh toán phí chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau khi thanh toán phí chứng từ:

Yêu cầu hóa đơn thanh toán: Doanh nghiệp cần yêu cầu hãng tàu hoặc đại lý tàu cung cấp hóa đơn thanh toán cho phí chứng từ.
Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn thanh toán: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn thanh toán, bao gồm số tiền, loại phí, ngày thanh toán,…
Lưu giữ hóa đơn thanh toán: Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn thanh toán để đối chiếu và sử dụng cho mục đích kế toán.

Phí chứng từ (Document Fee) là một khoản phí quan trọng trong phụ phí vận tải đường biển quốc tế. Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về phí chứng từ để có thể quản lý chi phí hiệu quả và tránh những tranh chấp không đáng có. Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để đưởng giải đáp chi tiết!